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使用 Microsoft 365 Copilot 的五大優勢

 

在不斷演進的生產力工具領域中，Microsoft 推出了一個具有突破性的功能，稱為 Microsoft 365 Copilot。 這一創新的功能結合了大型語言模型的強大功能和 Microsoft 365 的熟悉應用，為用戶提供了一種更自然、更直觀的完成工作任務的方式。 在這裡，我們將探討使用 Microsoft 365 Copilot 的五個主要優勢，以及它如何改變我們的工作方式。

 

  1. 提升生產力

Microsoft 365 Copilot 的主要優勢之一是它能夠增強生產力。 通過將 Copilot 整合到 Outlook 和 Teams 等應用程序中，用戶可以將電子郵件管理、會議協調和協作任務流程化。 Copilot 作為一個聰明的小助手，可以對關鍵討論點進行摘要，提供有價值的建議，並推薦下一步行動。 在 Copilot 的幫助下，會議變得更有效率，電子郵件回復時間大大縮短，節省寶貴的時間和精力。

  1. 無縫連接

Microsoft 365 Copilot 能夠無縫地與 Word、PowerPoint、Excel、Outlook 和 Teams 等應用程式進行連接，確保使用者擁有一致且統一的使用體驗。 這種集成消除了在多個工具之間切換的需要，讓使用者能夠在他們偏好的 Microsoft 365 應用程式中充分發揮 Copilot 的功能，提供一個一致且高效的工作流程。

  1. 提升技能

Microsoft 365 Copilot 提供了一個提升技能和知識的機會。 通過利用大型語言模型的能力，Copilot 在整個工作過程中提供上下文建議和指導。 無論是學習新技術還是探索不同的工作流程，Copilot 都成為一個寶貴的教練，幫助用戶快速掌握和應用新的方法論。 有了Copilot的幫助，你可以不斷發展和完善自己的技能，提高熟練度和專業知識。

  1. 發揮創造力

Microsoft 365 Copilot 通過與Word、PowerPoint和Excel等應用程式的無縫集結，使用戶能夠更充分發揮創意。 Copilot 在創建和編輯文件、演示文稿和數據分析方面讓整個過程更高效且更得心應手。 通過提供草稿建議、節省撰寫和數據收集時間以及提供快速反饋，Copilot成為了將想法實踐的寶貴助手。

  1. 強化決策能力

在任何專業環境中，做出明智的決策至關重要。 有了Microsoft 365 Copilot，用戶可以獲得有價值的洞察和建議，幫助他們做出決策。 Copilot能夠分析大量的數據並提供即時建議，使用戶能夠做出明智的選擇。 無論是分析趨勢、探索數據集還是解讀複雜的信息，Copilot都成為一個值得信賴的顧問，簡化決策過程，使用戶能夠獲得最佳結果。

Microsoft 365 Copilot 引領了生產力和效率的新時代，通過強大的大型語言模型和Microsoft 365應用程式的整合方式，徹底改變了我們的工作方式。 通過提高生產力、提供無縫集成、提升技能、發揮創造力和促進明智決策，Copilot成為現代職場中不可或缺的工具。 擁抱Microsoft 365 Copilot的好處，發揮你的全部潛力，實現專業成功。

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增強工作流程：利用 Forms、Lists 和 Power Automate

您是否考慮將組織從本地部署轉變為線上方式？

您是否已經熟悉 Microsoft 365 的基礎知識？

如果是這樣的話，那麼利用 Forms、Power Automate 和 Lists，在智慧工作中更進一步。

創建簡單的解決方案就在眼前！

其中一個例子是數字建議箱，可分為三個步驟構建：

  1. 使用 Forms 創建一個收集意見的表單。

2. 使用 Power Automate 設置一個流程來存儲意見.

3. 使用 Lists 創建一個包括額外欄位以跟踪進度的意見清單，並可選擇應用其中眾多的自動化和整合可能性。

Microsoft Lists： Microsoft Lists 提供個人和團隊使用的清單功能。這些清單可從不同設備和應用程式訪問，包括 Microsoft Teams，讓您即使在外出時也能保持聯繫。

新增列和檢視清單非常簡單，且您可以自訂格式使其視覺上更吸引人並有組織。

在清單上進行協作非常直覺。清單可共享，具有版本歷史記錄，並可為每個項目添加評論。

與其他應用程式的整合輕鬆實現。只需點擊幾下，您就可以設置自動電子郵件通知變更。Power Apps 可以創建自定義表單，而 Power BI 可基於清單數據快速生成報告。Power Automate 則可根據清單內容實現自動化。

同樣地，也可以創建以下任務的解決方案：

  • 請求培訓課程，包括審批。
  • 註冊訪客，包括確認郵件。
  • 報告系統錯誤，包括狀態更新。

這些類型的解決方案對於熟練的使用者來說既有趣又可實現。它們能夠提高工作流程的效率和效果。

  • Forms 提供更全面且結構化的流程輸入。
  • Flows 可自動化部分工作。
  • Lists 提供概覽並產生新的洞察。
  • 數據保留在已設置的 Microsoft 365 環境中。
  • 有時可以減少第三方解決方案的授權成本。

開始進行研討會

對於任何組織來說，通過 Forms、Power Automate 和 Lists 採用更智慧的工作方式都是一個很好的想法。這將使使用者受益並促進與 IT 的協作。

AccessOrange 可以在此努力中提供支持，包括研討會。涉及熟練使用者和 IT 員工的研討會有助於以引人入勝的方式確定可能性和機會。

首先，我們將簡要介紹 Forms、Power Automate 和 Lists。 接下來，參與者將創建一個數字建議箱。

在得到適當的指導下，這個過程將快速且令人滿意，使參與者初次瞥見其中的可能性。

然後，我們將討論潛在的機會，參與者很快就能提出自己可以自行創建的簡單解決方案。

在研討會結束後，我們將保持聯繫，因為在會議期間，參與者表達了他們希望在 Forms、Power Automate 和 Lists 上更智慧地工作的意向。

  • 他們是否真的會開始實施這些想法？
  • 他們是否需要 IT 支援？
  • 使用者或 IT 部門是否能夠有效管理這些解決方案？

在初期使用一段時間之後，這些問題需要與已開始實施解決方案的參與者以及 IT 部門進一步討論。

对于您的组织来说，这是一个有趣的下一步吗？

我与我的同事一起致力于推广Microsoft 365的智能工作方式，为用户和管理员提供支持。我们乐意提供此类研讨会，并提供持续的支持！

Andy Chan

Microsoft 365 Consultant

让我们帮助您开始吧

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掌握Outlook中的Copilot：高級技巧提升郵件管理效能

在深入了解Outlook中使用Copilot的基礎之後，現在是時候探索一些高級技巧，將您的郵件管理技能提升到新的水平。在本文中，我們將探討一系列強大的功能和策略，以有效利用Copilot。通過掌握這些技巧，您可以優化郵件工作流程，提升生產力，增強Outlook環境中的溝通效率。  

充分利用Copilot的高級建議功能

Copilot不僅僅提供基本的語法和風格建議，還具有先進的能力，可以大幅協助郵件撰寫。讓我們探索一些技巧，充分發揮Copilot的潛力： 

  1. 上下文建議：Copilot分析郵件內容並提供與特定上下文相關的建議。利用這些建議撰寫更加個性化和有效的郵件。
  2. 主題行優化：Copilot可以幫助優化郵件的主題行，吸引注意力並提高開封率。嘗試使用Copilot提供的不同主題行建議，找到最具影響力的選項。
  3. 語氣和禮貌優化：Copilot不僅僅糾正語法，還提供優化郵件語氣和禮貌的建議。利用此功能保持專業和尊重的溝通風格。

根據工作流程自定義Copilot

為了充分發揮Copilot的功能，根據您的偏好和工作風格自定義其設置是非常重要的。考慮以下自定義選項： 

  1. 調整建議細節程度：Copilot允許您選擇建議的詳細程度。根據需要，可以選擇更詳細的建議或簡化的體驗。
  2. 細調語氣和風格：根據個人語氣和寫作風格，自定義Copilot的建議。調整偏好設置，確保郵件風格的一致性。
  3. 管理敏感信息：如果處理機密或敏感信息，請設定Copilot以避免提供可能危及安全性的建議。在設置中優先考慮隱私和數據保護。

在Outlook其他功能中擴展Copilot的使用

Copilot的功能不僅限於郵件撰寫。探索如何在其他Outlook功能中充分利用Copilot，優化您的生產力： 

  1. 日曆管理：Copilot可以協助撰寫活動邀請、會議提醒和其他與日曆相關的通信。利用其建議確保排程的清晰和高效。
  2. 任務管理：在創建任務分派或發送與任務相關的更新時，Copilot可以幫助撰寫明確的指示和簡潔的郵件。使用其建議優化任務管理。
  3. 聯絡人和通訊錄：Copilot可以協助撰寫發送給通訊錄中聯絡人的郵件。利用其建議進行更有效和引人入勝的溝通。

從Copilot的反饋中學習

Copilot不僅僅提供建議，還提供有關您的寫作習慣和模式的反饋。利用這些反饋改進您的郵件撰寫技巧： 

  1. 注意重複建議：如果Copilot持續強調某些需要改進的方面，請注意並努力改進寫作風格的這些方面。
  2. 分析可讀性評分：Copilot為您的郵件提供可讀性分析。監控這些評分，確保您的郵件清晰易懂，讓收件人容易理解。

結論

通過掌握Outlook中使用Copilot的高級技巧，您可以將郵件管理技能提升到新的高度。充分利用高級建議功能，根據個人工作流程自定義Copilot設置，探索其在不同Outlook功能中的應用，並從Copilot的反饋中學習。憑藉Copilot作為您的智能助手，在Outlook環境中，您將能夠高效管理郵件、提升溝通效果，最大限度地提高生產力。 

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遷移到Microsoft 365的10個理由

「靈活性」是當今的關鍵詞。世界變化迅速，傳統的IT無法讓組織充分適應。舉個例子：在過去的幾年裡，全球的工作方式發生了巨大變化。大多數組織已經接受了「混合原則」- 無論在內部還是外部，人們都應該能夠輕鬆地在任何地方合作。此外，更加重要的是更有效地利用時間。人們希望自動化重複性任務，專注於他們擅長的並能夠創造價值的事情。

這些因素共同為轉向雲端提供了基礎。許多組織已經決定這是一個必要性。而在這方面，微軟是首屈一指的。因為只有微軟提供一套完整的工具來實現高效且安全的協作：Microsoft 365。

為什麼這套工具完美地符合靈活性和混合需求呢？我們給你十個理由（還有一個額外的理由！）。

1. 更好的協作

安全地合作和共享信息？Microsoft 365提供了各種工具，使這變得簡單易行。無論是在Word中進行即時共同編輯，還是在SharePoint中實現無縫文件共享，又或者透過Microsoft Teams進行高效的團隊溝通，您都可以優化協作流程並提升生產力。告別版本控制問題和散落的郵件鏈，Microsoft 365提供了一個集中的團隊工作中心，確保每個人無論身在何處都能保持同步。透過Microsoft 365，體驗協作效率和效果的全新水平。

2. 提高生產力

隨時隨地、使用任何設備工作：這正是你想要的，因為這樣可以提高生產力和效率。Microsoft 365可以實現這一點。例如，通過全新的Microsoft Loop，你可以在共同創作中動態地共同工作 – 例如在Word、Outlook或網頁（Loop應用程式）中。

3. 提高安全性

你肯定不想讓你的數據、用戶和設備受到網絡攻擊的威脅。Microsoft 365提供了先進的安全功能，既支持生產力又不會限制。

4. 成本節約

如果你想控制組織的預算，那麼遷移到Microsoft 365可以幫助你。你可以節省硬體和軟體成本，同時減少IT支援的開支。

5. 可擴展性

組織內部總會發生變化。你想要增加或刪除用戶

？使用Microsoft 365可以輕鬆實現，因為它具有強大的可擴展性。這樣，Microsoft 365可以隨著組織的變化而發展。

6. 簡化IT管理

對於你的IT團隊來說，從一個中心位置管理帳戶、設備和數據非常方便。使用Microsoft 365，你的內部IT人員可以輕鬆應對這些工作！

7. 持續創新

更高的生產力總是受歡迎的。Microsoft 365不斷更新和改進，以實現更高的生產力。

8. 合規性

符合法律法規和重要標準，如GDPR、HIPAA和ISO？Microsoft將協助你實現這一目標。

9. 提高流動性

「隨時隨地工作」已經成為許多組織的口號。Microsoft 365使之成為可能，從而有助於實現更好的工作和生活平衡，無論你想在哪種設備（智能手機、平板電腦、筆記本電腦等）上工作。

10. 整合

想要更輕鬆地自動化業務流程？這需要不同應用程式和服務之間的整合。Microsoft 365與其他產品（如Dynamics 365和Power Platform）進行了整合。並且通過Microsoft Graph和Azure，你可以實現更廣泛的整合。

11. 智能（額外的理由！）

通過在協作中完全整合人工智能，Microsoft 365可以進一步提高你的生產力。例如，你可以命令它將團隊會議的會議記錄編寫成Word文檔。或者你可以要求在Outlook中總結過去一周的所有電子郵件。而這只是個開始！Microsoft 365 Copilot通過基於人工智能的智能支持來協助你。

如何從這些優勢中受益？

也許這是一個簡單的問題：通過正確地將你的數據存儲在Microsoft 365中 —— 在「人」、「過程」和「技術」這三個方面。

想要了解更多？請聯繫我們，獲得免費諮詢。

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標題：微軟Outlook中的Copilot初體驗：提升郵件撰寫的終極指南

在快節奏的通訊世界中，高效、有效地撰寫郵件至關重要。微軟Outlook作為最受歡迎的電子郵件客戶端之一，引入了智能助手Copilot，旨在徹底改變我們撰寫電子郵件的方式。在這份全面指南中，我們將探索Outlook中Copilot的功能和特點，並提供逐步指導，幫助您開始探索如何更好地利用Copilot來提升郵件撰寫的能力。

了解Copilot及其在Outlook中的功能

Copilot是集成在微軟Outlook中的一項先進的人工智能功能。它充當虛擬寫作助手，提供建議、推薦和自動化輔助，以更加高效地撰寫郵件。

啟用Outlook中的Copilot

目前，Outlook 的 Copilot 功能只對一組選定的微軟客戶開放。我們預計它將很快發布，因此我們在下面列出了啟用 Copilot 的步驟，一旦它可用。

要開始使用Copilot，您需要在微軟Outlook中啟用該功能。以下是一個逐步指南，幫助您開始：

  1. 打開微軟Outlook，進入「文件」選項。
  2. 點擊「選項」，並從左側菜單中選擇「郵件」。
  3. 向下滾動至「撰寫郵件」部分，並點擊「編輯器選項」按鈕。
  4. 在編輯器選項窗口中，選擇「校對」選項卡。
  5. 勾選「使用Copilot幫助我撰寫更好的郵件」旁的方框，然後點擊「確定」保存更改。

探索Copilot的建議和推薦

一旦啟用Copilot，您將在撰寫郵件時開始看到它的建議和推薦。這些建議可以幫助您改善郵件中的語法、風格和清晰度。

以下是如何利用Copilot的協助：

  1. 像平常一樣，在Outlook中開始撰寫郵件。
  2. 在您輸入文字的同時，Copilot會分析您的內容並即時顯示相關建議。
  3. 建議可能是句子重寫、詞語替換或風格改進。
  4. 審閱Copilot提供的建議，選擇那些能夠增強您的郵件的建議。
  5. 點擊選中的建議，Copilot將把它們插入到您的郵件中。

利用Copilot高效撰寫郵件

Copilot提供多項功能，可以優化您的郵件撰寫過程。以下是一些關鍵功能，可幫助您更加高效地撰寫郵件：

  1. 寫作協助：Copilot幫助您完成句子、糾正語法並提供上下文建議，以提升郵件的整體質量。
  2. 可讀性分析：Copilot提供有關郵件可讀性的反饋，幫助您確保清晰明瞭。
  3. 語氣和禮貌檢查：Copilot可以分析郵件的語氣，並提供建議以保持專業和尊重的溝通風格。
  4. 主題行建議：Copilot提供主題行建議，以吸引注意力並提高郵件的開封率。
  5. 寫作信心指示器：Copilot為每個建議顯示信心指示器，讓您在接受或拒絕建議時能夠做出明智的決策。

自定義Copilot設置

為了根據您的具體喜好定制Copilot，您可以自定義其設置。以下是如何進行自定義設置的方法：

  1. 打開微軟Outlook，進入「文件」選項。
  2. 點擊「選項」，並從左側菜單中選擇「郵件」。
  3. 向下滾動至「撰寫郵件」部分，並點擊「編輯器選項」按鈕。
  4. 在編輯器選項窗口中，選擇「校對」選項卡。
  5. 點擊「Copilot」旁的「設定」按鈕，以訪問自定義選項。

結論

微軟Outlook中的Copilot是改善郵件撰寫的革命性工具，為用戶提供智能建議和推薦，以提升寫作質量和效率。通過啟用Copilot、探索其建議和推薦，以及自定義其設置，您可以充分利用這一強大功能，更加有效地撰寫郵件。將Copilot視為您的虛擬寫作助手，讓它引導您創作有影響力且精心構思的郵件，給人留下深刻印象。

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微軟推出 Copilot – Microsoft 365 全新人工智慧

Microsoft 365 Copilot: AI 驅動的生產力的未來

特點整理:

  • 從內容自動構建 PowerPoint簡報
  • 可將 Word 文檔轉換為 PowerPoint 簡報
  • Excel數據操作
  • 分析和回覆電子郵件
  • Teams Chat 重點摘要紀錄和在會議中作重點紀錄
  • Viva Sales 會議準備和現場會議指導，並將數據直接輸入 CRM 
  • 生產Power Automate工作流程
  • 商務對談示範 – 客戶互動總結和 SWOT 分析

在當今快節奏的數字世界中，生產力是關鍵。無論您是學生、專業人士還是小企業主，您都需要能夠快速高效地完成工作。這就是 Microsoft 365 Copilot 能協助您提高工作效能。這項由 AI 提供支持的功能旨在提供個性化幫助並在 Microsoft 365 應用程序套件中自動執行任務。在本文中，我們將探索 Microsoft 365 Copilot 的功能和優勢，並仔細研究它的工作原理。

什麼是Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot 是一項AI人工智能功能，可為 Microsoft 365 應用程式中的用戶提供客製化幫助。它使用自然語言處理 (NLP) 和機器學習算法來理解用戶查詢並提供實時幫助。 Copilot 目前處於預覽階段，僅供有限數量的用戶使用。

Introduction Video about Microsoft 365 AutoPilot

Microsoft 365 Copilot 如何運作？

Microsoft 365 Copilot 通過分析 Microsoft 365 應用程式中的用戶行為和偏好來運作。它使用 NLP 來理解用戶查詢並根據查詢的上下文提供個人化的協助。例如，如果用戶鍵入“我如何格式化文檔？” Copilot 將分析查詢並提供有關如何格式化文檔的分步說明。

Copilot 還可以自動執行 Microsoft 365 應用程式中的某些任務。例如，如果用戶正在處理文檔並想要添加目錄，他們只需鍵入“添加目錄”，Copilot 將根據文檔中的標題自動生成目錄。

Microsoft 365 Copilot 的優勢

Microsoft 365 Copilot 優勢如下：

  1. 提高工作效率：Copilot 可以幫助用戶更快、更高效地完成任務，減少在 Microsoft 365 應用程序中執行某些任務所需的時間和精力。
  2. 個人助理：Copilot 可以從用戶的行為和偏好中學習，以提供個性化的幫助和建議。
  3. 及時協助：Copilot 可以在用戶使用 Microsoft 365 應用程序時為他們提供及時的協助，幫助他們更快、更高效地完成任務。
  4. 任務自動化：Copilot 可以在 Microsoft 365 應用程序中自動執行某些任務，從而減少手動輸入的需要並降低出錯風險。
  5. 支援多國語言：Copilot 可以支持多國語言，讓世界各地的使用者都能簡單上手。

Microsoft 365 Copilot 可以幫助完成哪些任務？

Microsoft 365 Copilot 可以幫助完成 Microsoft 365 應用程式中的各種任務，包括：

  1. Word文檔格式化：Copilot 可提供有關如何格式化文檔的分步說明，包括添加標題、表格和圖像。
  2. PPT簡報創建：Copilot 可為您提供簡報內容創建與建議，包括PPT設計和內容撰寫。
  3. Outlook郵件管理：Copilot 可幫助用戶更有效管理電子郵件，包括郵件分類、設置過濾器和撰寫郵件。
  4. Excel表格創建：Copilot 可幫助用戶創建表格和執行計算，包含圖表和圖形。
  5. 任務管理：Copilot 可以幫助用戶管理任務和截止日期，包括設置提醒和建立待辦事項表。

例如:

Microsoft Teams: Copilot 可以設置會議議程和日程安排。但也將是一個有效的決策者，因為聊天機器人(Chatbot)可以列出任何討論的利弊，並建議下一步行動。

Microsoft Word: Copilot 可以根據提示為您創建初稿。得益於後台的 Microsoft Graph。 Copilot 可以包含來自整個組織的協作文檔的內容。它甚至可以將文檔調整為聽起來專業或隨興。

Microsoft Excel: Copilot 可以使用自然語言提示來給出以前需要復雜公式的答案。您可以要求它向您展示不同的可視化效果、投影，並在不更改電子表格的情況下提供建議。

Microsoft PowerPoint: Copilot 可以使用您的大綱或 Word 文檔做成PPT簡報。使用簡單化的命令，您可以簡化攏長的PPT內容。

Microsoft Outlook: 除了快速回覆常規電子郵件外，Copilot 還可以從 Microsoft 365 中的電子郵件歷史和內容中提取討論。Copilot 還允許您調整回复的語氣和長度。

Business Chat: 這項新服務可接入您的日曆、電子郵件、聊天、文檔、會議和聯繫人。您可以將其用作針對項目和計劃查詢的單一窗口解決方案，從而促進您的協作。

Microsoft 365 Copilot 適合您嗎？

Microsoft 365 Copilot 旨在幫助用戶在 Microsoft 365 應用程式套件中提高生產力和效率。如果你是在 Microsoft 365 中花費大量時間工作的人，Copilot 可能是對你有用的工具。但，如果您喜歡在沒有幫助的情況下工作，或者您擔心人工智能功能的安全隱患，那，Copilot可能不適合您。

Microsoft 365 Copilot 目前僅適用於有限的客群，但你可以期待它很快就會出現在你的 Microsoft 365 帳戶中。

 

敬請期待AccessOrange提供更多的新消息！

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How to Sell Smarter with Dynamics 365 Sales – Webinar

To explain how, we have organized a free webinar on how to utilize Dynamics 365 Sales to help your sales team sell smarter.

During this webinar, our consultant Jasmine Ye will explain the basic features of Dynamics 365, and will explain how Dynamics 365 can help your sales team get organized, via tracking capabilities, automatic reminders, opportunity grading via AI, but also by integrating Dynamics 365 in your existing Office 365.

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